【Webディレクター】ミスをなくす課題管理表の作り方と運用方法(Googleスプレッドシートの活用)【テンプレあり】

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webサイト制作において、タスクの抜け漏れをなくす課題管理表の活用は欠かせません。本記事では課題管理表の作り方と運用方法について、具体的に解説します。テンプレートも用意していますのでぜひ活用ください。

特に以下のような悩みをお持ちの方は、本記事が解決の一助となれば嬉しいです。

・Webサイト制作における課題管理表の内容や役割を知りたい
・Webサイト制作において、タスク抜け漏れなどのミス無く進めたい
・課題管理表のテンプレートが欲しい(※Googleスプレッドシートデータ)

課題管理表の意味と役割



課題管理表とは、Webサイト制作を進める上で発生するタスクを管理するためのものです。


主にプロジェクトを進める中で出てくる「課題に対する質問、依頼事項」などを管理します。


受託企業のWebディレクターの場合は、Webサイト制作において、 Webデザイナーやエンジニア等の社内メンバーに加え、クライアント担当者など様々な職種・立場の人たちが関わります。


そのような中でWebサイト制作を進めると、
粒度関わらず様々な確認事項や依頼事項などが生じるのは想像に難くないでしょう。


それらを未記録のままその場で確認して終わりという風に進めると、後々大きな問題に発展しかねません。


関係者全員で共通認識を持ちながらプロジェクトを進めるために、課題管理表の運用は必須です。


課題管理表の運用で意識すべきこと


課題管理を行っていく上で意識しておくと良いことをご紹介します。

5W1Hを意識する


Webサイト制作において、発生するタスクの役割分担、責任範囲を明確にするには「5W1H」のフレームワークを活用することが有効です。


5W1H

・Who(だれが)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・What(なにを)
・Why(なぜ)
・How(どのように)


プロジェクトが進む中で多くのタスクが発生しますが、


・担当者が曖昧なまま物事が進んでしまう
・対応目処が決まっていない
・対応が必要な理由が明示されていない


このような曖昧な状況で進行すると、後々大きなトラブルが発生する可能性が高まります。


「誰から誰への確認事項か」「いつまでに対応すべきか」「何をどんな背景で対応すべきか」など、5W1Hを意識してプロジェクトを進めること


このような視点で管理・運用できるよう、課題管理表を作っていきます。


運用ルールを明確にする


課題管理はきちんと運用できなければ意味がありません。


クライアントワークにおいて、社内の運用ルールで検討すべきポイントを見ていきましょう。


✔︎ 記入者は誰が担当するか


まず課題管理表への課題の記入者は誰にするか明確にします。


これは記入者が管理者のディレクターか、各職種のプロジェクト関係者かの選択になります。


ただし、なるべく後者の各職種のプロジェクト関係者が記入する方式が良いでしょう。


ディレクターが管理者として全て記入する場合は、例えばフロントエンド領域で発生した課題を、該当メンバーにヒアリングする一手間が生じてしまいます。


プロジェクトをスムーズかつ安全に進めること念頭に、責任範囲を明確にすることが大切です。


✔︎ 関係者で目線を合わせるタイミングはどうするか


各関係者が思いついたら記入するという進め方の場合、課題が溢れて逆に管理しきれなくなる可能性があります。


したがってここはディレクターが中心となり、定期的な課題進捗管理MTGを実施しましょう。


例えば水曜日に社内のメンバー間で課題進捗の擦り合わせMTGを実施、金曜日にクライアントと課題進捗の擦り合わせMTGを実施、それを毎週繰り返しす方法などが考えられます。


いずれにせよ、常に全員が定期的に同じ目線で進捗を追える体制を作れれば安心ですね。


課題管理表の作成手順


それでは実際に課題管理表を作っていきます。

①項目の洗い出し


まずはどんな軸により課題を管理するかを検討します。


5W1Hを踏まえると、次のように整理できます。


5W1H上での整理

Who :誰が誰に対して起票したか…①
When :いつ起票したか、〆切はいつか…②
Where:必要な場合、起票内容に含まれる要素…③
What :何を起票したか、何と回答したのか…③
Why :なぜ起票したか、回答内容の背景…③
How :必要な場合、起票内容に含まれる要素…③


課題管理表の項目洗い出し

① ▹「記入者/対応者」
② ▹「起票日/対応希望日」
③ ▹「カテゴリ/起票内容/回答内容」
他 ▹「id/ステータス」


例えばあるクライアントのWebサイト制作において、「ディレクターの田中さんは競合調査の実施にあたり、クライアント側で過去実施した調査結果があれば当月末までに共有して貰おうと思っている」という状況があるとします。


その場合は次のようになるでしょう。


id    :1
起票日  :2022/6/1
カテゴリ :事前調査
起票内容 :過去貴社にて各種リサーチを実施している場合、可能な範囲で結果をご共有いただけますでしょうか。
記入者  :田中
対応希望日:2022/6/30
対応者  :※クライアント側で
記入して貰います
ステータス:確認中
回答内容 :※クライアント側で記入して貰います


必要な項目の整理が終えたら、次のようにGoogleスプレッドシートに反映しましょう。


Googleスプレッドシートへ項目を反映

②直感的に運用できる仕様にする


課題管理表はほぼ完成していますが、効率的な運用のためにやっておきたいことがあります。


それはステータスや対応希望日の状況に応じて、以下のように行を色分けすることです。


❶ステータスが 完了 の場合、行をグレーにする
❷対応希望日が 今日 を過ぎている行を赤色にする
❸対応希望日が 今日 の行を黄色にする


❶ステータスが完了の場合、行をグレーにする

❷対応希望日が今日を過ぎている行を赤色にする

❸対応希望日が今日の行を黄色にする



詳しい設定内容はテンプレートファイルからご確認ください。

※メニューバー 表示形式 > 条件付き書式 から確認できます。


以上で課題管理表は完成です。



このようにその時々で生じるタスクを可視化、かつきちんと運用していくことで、安心してWebサイト制作を進められるかと思います。


今回ご紹介した課題管理表のテンプレート(Googleスプレッドシート)は、以下リンクからダウンロードできます。よろしければご活用ください。

templete_課題管理表

※ファイル > コピーを作成 からコピーを作成できます。


おわりに


ここまで読んでくださりありがとうございます。


Webサイト制作において、タスクの抜け漏れをなくす課題管理表の活用は欠かせません。


本記事ではGoogleスプレッドシートの活用前提でご紹介しましたが、実際に使うツールはご自身の使い慣れたもので良いと思います。


いずれにせよ課題管理目的を忘れずに、安心してWebサイト制作を進めていきましょう。


また今回の課題管理表の作成は、Webサイト制作の中の業務のひとつに当たります。


Webサイト制作全体の流れを知りたい方は、以下記事をご覧ください。


課題管理表作成の際に、本記事が参考になれば嬉しいです。